Habt ihr schonmal etwas von Notion gehört? Ich kenne es nun seit ein paar Wochen und bin absolut begeistert davon. Schon länger bin ich auf der Suche nach der richtigen ToDo-App, aus der ich den größten Nutzen ziehen kann. Am besten eine App, in der ich auch Notizen ablegen und eventuell sogar eine kleine Wissensdatenbank aufbauen kann. Und idealerweise ist sie auf allen Plattformen, die ich benutze, verfügbar.
In der Arbeit nutzen wir dafür z. B. OneNote und das funktioniert ziemlich gut. Damit kann man echt viel machen, doch am Handy ist mir die App irgendwie zu aufgeblasen und ich brauche immer ewig, bis ich das Benötigte gefunden habe. Außerdem weiß ich um ehrlich zu sein gar nicht so recht, wie ich meine privaten Notizen in OneNote organisieren soll.
Eine ganze Weile habe ich dann die Apple-Notizen-App verwendet. Meistens bin ich am Mac oder auf iOS unterwegs und für Sonderfälle gibt es ja immer noch die Browserversion. Doch die konnte mir dann wieder zu wenig und so richtig komfortabel war die Benutzung im Browser auch nicht.
Und dann kam Notion
Zufällig habe ich in einem Youtube-Video von Notion erfahren und mein Interesse war geweckt. Die App sieht übersichtlich aus, hat einen großen Funktionsumfang, der aber nicht zu komplex aufgebaut ist und ist am Handy noch okay zum bedienen. Eigentlich genau das was ich suche. Als ich mich registriert habe, gab es noch ein Block-Limit von 1000 Blöcken (zu diesen später noch mehr), dieses wurde aber vor kurzem abgeschafft.
Nun kann jeder, der sich registriert, die App ohne Block-Limit verwenden. Einzig die Dateiuploads sind auf 5MB beschränkt, wer größere Dateien hochladen will, muss ein Abo über 4$ pro Monat abschließen. Hätte Notion dieses Block-Limit nicht abgeschafft, wäre dies wohl die erste Anwendung gewesen, für die ich monatlich Geld ausgegeben hätte (abgesehen von Lightroom/Photoshop).
Vor- und Nachteile
Nachfolgend ein paar Vor- und Nachteile in kurzen Stichpunkten zusammengefasst. Danach zeige ich noch ein paar Beispiele.
Vorteile
- Meiner Meinung nach schöne und aufgeräumte Oberfläche
- Einfache Bedienung
- Dank Wegfall der Blockbeschränkung auch kostenlos sehr gut nutzbar
- Für alle Plattformen verfügbar
- Dank „Datenbanken“ sehr großes Anwendungsspektrum
- Eines meiner Highlights: Codehighlighting
- Komplett im Browser nutzbar
- Soll gut zum Zusammenarbeiten funktionieren (konnte ich bis jetzt aber noch nicht ausprobieren)
Nachteile
- Manchmal wird die gesamte Anzeige neu geladen
- Laden von Daten dauert teilweise etwas lang
- Nur als Online-Version nutzbar
Sehen wir uns mal an, was Notion so kann. Wie an den Vor- und Nachteilen erkennbar, finde ich nicht viele Negativpunkte. Beim Öffnen von Seiten dauert es manchmal einen kurzen Moment, da die Daten online sind. Manchmal wird die gesamte Programmoberfläche neu gezeichnet, was wie ich annehme an der verwendeten Technologie liegt. Notion ist mehr oder weniger darauf ausgelegt, dauerhaft online zu sein. Das ist sowohl Vor- als auch Nachteil. Die Synchronisierung funktioniert einwandfrei und die Kollaborationsfeatures sollen sehr gut funktionieren, letzteres konnte ich aber leider noch nicht testen.
Der Grundaufbau
Notion baut auf Pages auf, (zu deutsch Seiten.) Neue Elemente befinden sich also immer auf einer Seite. Jede Seite kann aber wieder beliebig viele Unterseiten beinhalten. Diese können wieder eigene Unterseiten enthalten und so geht es weiter, solange ihr wollt.
Jedes Element wird als Block bezeichnet. Dabei kann es sich um unterschiedliche Typen handeln:
- ToDos
- Unsortierte Liste
- Sortierte Liste
- Überschrift
- Normaler Text
Um nur einige davon zu nennen. Seiten können somit individuell gestaltet werden.
Der Standard ist eine Spalte. Beginnt ihr mit einer neuen Seite, dann hat diese standardmäßig eine Spalte. Wenn ihr mit der Maus über einen Block fahrt, erscheinen auf der linken Seite 3 Punkte, mit denen Elemente verschoben werden können (z. B. auch in eine andere Seite). Wird ein Element rechts neben ein anderes Element verschoben, kann somit eine weitere Spalte angelegt werden.
Um das ganze etwas hübscher zu gestalten, gibt es die Möglichkeit, für jede Seite ein Emoji und ein Coverfoto zu hinterlegen. Natürlich ist es kein Muss, aber mir gefällt das sehr gut. Es verleiht dem ganzen etwas mehr „Pepp“.
Eines meiner Highlights ist übrigens, die Möglichkeit einzelne Abschnitte mit Codehighlighting zu hinterlegen. So habe ich mittlerweile eine (sehr) kleine, aber wachsende Bibliothek von Codeschnippseln, die ich beim Programmieren öfter brauche. Aufgeteilt, sortiert und mit einer schönen Suchfunktion. Das schöne daran: Der Code, der in so einem „Highlight“ steht, kann mit einem einfachen Klick im gesamten kopiert werden.
Datenbanken
Und dann gibt es noch die Datenbanken. Tabellen, Kanban-Boards, Gallerieansichten, Listen und mehr werden als Datenbanken bezeichnet. Und die haben es mir so richtig angetan. Das Wechseln der Ansicht ist ein Kinderspiel und es können eine Menge Daten hinterlegt werden – ohne großen Aufwand. Aktuell plane ich damit meine Blogbeiträge. Zusätzliche Infos und ToDos können auf einfachste Weise hinterlegt werden. Ein Filter auf die entsprechenden Daten ist natürlich ebenfalls vorhanden.
Lege ich beispielsweise eine neue Tabelle an, kann ich ganz einfach neue Spalten hinzufügen. Jede Spalte hat einen eigenen Datentyp (Text, Checkbox, Zahl, etc.). Es gibt aber auch die Typen Status und Tags. Für diese beiden können ganz einfach neue Einträge hinzugefügt werden. Aus diesen kann ausgewählt und gefiltert werden. Eine Sortierung der einzelnen Spalten ist natürlich obligatorisch. Wenn ihr die Kollaborationsfeatures nutzt, können außerdem Benutzer zugewiesen werden, die z. B. für eine Aufgabe zuständig sind.
Einzelne Spalten oder besser gesagt Eigenschaften können außerdem ausgeblendet werden. Jeder Datensatz für sich ist nämlich wieder eine eigene Seite. Auf dieser werden ganz oben die Eigenschaften angezeigt. In dieser Ansicht können außerdem neue Eigenschaften hinzugefügt werden, was in einer neuen Spalte in der Tabelle resultiert.
Eine Tabelle in ein Kanban-Board umwandeln? Kein Problem. Zwei Klicks, erledigt. Ihr habt in euren Einträgen Deadlines? Vielleicht ist die Kalenderansicht das richtige für euch. Auf den einzelnen Seiten befinden sich Bilder? Hier ist vielleicht die Gallerieansicht sinnvoll. Ihr seht schon, die Möglichkeiten, die mit Notion einhergehen sind enorm.
Welche Anwendungsgebiete gibt es für Notion?
In meinen Augen bietet Notion eine enorme Anwendungsvielfalt. Durch die ganzen Möglichkeiten kann es für viele Dinge verwendet werden. Aber um ein paar konkrete Beispiele zu nennen:
- ToDo-Liste
- Wiki
- Projektplanung
- Notizensammlung
Um Inspiration zu finden lohnt sich außerdem ein Blick auf die Vielfalt an Templates, die es bereits gibt.
Und sonst so?
Jede Seite kann in eine HTML-Datei, eine PDF oder im Markdown-Format exportiert werden. Ein Import ist ebenfalls von unterschiedlichen Quellen möglich. Trello, Evernote, HTML und Word um nur ein paar davon zu nennen.
Ich nutze Notion aktuell schon für so einiges. Blogartikel, für die ich eine Idee habe, die geplant, in Arbeit oder bereit zur Veröffentlichung sind. Über einzelne Tags lege ich fest, welche Dinge noch zu erledigen sind und Infos, die mir dazu einfallen, schreibe ich einfach in die Seite.
Als anderes Beispiel baue ich mir ein eigenes Wiki zu den Programmiersprachen, die ich aktuell nutze, auf. Dort sammle ich interessante Artikel, die ich im Internet gefunden habe, Tastenkombinationen und wichtige Einstellungen für Programme oder auch APIs, die ich interessant finde. Am wichtigsten aber: Codeschnippsel, die ich zwar selten aber immer mal wieder brauche.
Wenn ich eine Idee für ein Video habe lege ich mir ebenfalls eine Seite in Notion an. In dieser Seite sammle ich dann weitere Ideen oder schreibe mir den Ablauf auf, wie ich es mir vorstelle.
Fazit
Notion ist ein für den Funktionsumfang ziemlich einfach aufgebautes Programm. Nach kurzer Eingewöhnungsphase beherrscht man die Grundzüge der Bedienung und mit ein bisschen „Übung“ können damit komplexe oder einfache Datensammlungen aufgebaut werden.
Das ganze macht eine einfache aber mächtige Oberfläche möglich, die auf so gut wie allen Plattformen verfügbar ist – und falls nicht, läuft Notion in vollem Funktionsumfang einfach ganz normal im Browser. Am Smartphone ist die App zwar nicht ganz so komfortabel zu bedienen, wie auf einem Tablet oder Notebook, allerdings kommt man trotzdem recht flott an sein Ziel.
Eine (lt. Angaben des Entwicklers) dauerhafte, kostenlose Nutzung ohne Begrenzung von Blöcken, sowie gute Kollaborationsfeatures und die Möglichkeiten einzelne Seiten oder Seiten incl. aller Unterseiten zu exportieren, runden das ganze ab.
Als kleiner Wermutstropfen ist meiner Meinung nach eigentlich nur der Online-Zwang anzusehen. Eine sehr stabil funktionierende Synchronisierung, sowie eine „Sicherung“ der eigenen Daten ist damit zwar sichergestellt, doch wäre es trotzdem schön, zumindest die Möglichkeit zu haben, die Applikation Offline zu nutzen.
Von meiner Seite gibt es jedenfalls einen Daumen nach oben und ich kann nur jedem Empfehlen sich Notion mal anzusehen.
Was nutzt ihr aktuell für Notiz-Apps und was findet ihr gut daran? Ich habe immer Interesse an Programmen, die ich noch nicht kenne und die für mich vielleicht einen Mehrwert haben könnten. Immer gerne in die Kommentare damit!